Cómo elegir una caja registradora

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La ley establece que los establecimientos comerciales deben emitir un recibo por cada transacción realizada. Por lo tanto, una caja registradora es una herramienta necesaria en todas las empresas que dirigen su oferta al mercado de consumo. 

Hoy en día, el mercado ofrece diferentes tipos de dispositivos fiscales. Por ejemplo, hay muchos modelos de cajas registradoras portátiles o pequeñas disponibles, las cuales son muy atractivas para las empresas que emiten un número relativamente pequeño de recibos fiscales.

En cambio, las empresas más grandes también pueden elegir entre una serie de cajas registradoras e impresoras fiscales de mayor tamaño.

En todos los casos, uno de los criterios de compra de una caja registradora, es su integración con otros elementos del sistema de ventas, como el almacén, un menú o el sistema contable. Conoce más detalles sobre cómo elegir una buena caja registradora a continuación.

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Guía de compras – ¿Qué caja registradora comprar?

Iniciar tu propio negocio incluye tomar muchas decisiones importantes. Una de ellas es la compra de una caja registradora, la cual debe cumplir con las expectativas y, sobre todo, ser confiable. 

Como ya indicamos, hay diversos modelos de cajas registradoras disponibles en el mercado, y que serán adecuadas según el tipo de negocio. 

Una persona que dirija una cafetería en un centro comercial, por ejemplo, comprará un dispositivo diferente al dueño de un restaurante o una tienda de ropa.

Aunque hay algunos modelos disponibles para la venta que funcionarán bien en muchas situaciones, vale la pena saber qué caja registradora será la más adecuada para un emprendedor determinado. Recordemos que, dependiendo del negocio, la caja registradora puede ser básica o más avenzada.

Los modelos básicos con pequeñas dimensiones, se caracterizan por una base de productos pequeña y están destinados a empresas en donde la cantidad diaria estimada de recibos no superará un pequeño límite.

Este tipo de caja registradora funcionará muy bien en negocios que procesarán hasta unos 20 recibos por día aproximadamente.

La mejor caja registradora para una tienda de mediana categoría, debe funcionar con un terminal de pago, lector de códigos de barras, cajón de caja y báscula. Este modelo funcionará mejor en aquellos lugares de ventas regulares (al menos 5 días a la semana). 

Los empresas o negocios que buscan un modelo más avanzado, deberían decidir comprar una caja registradora que maneje hasta 200 recibos al día. 

El dispositivo debe funcionar con un lector de códigos de barras, terminal de pago, cajón de caja, así como un programa informático que admita la venta total, incluido el almacén.

También es importante que la caja registradora tenga una gran base de productos y la capacidad de registrar transacciones en forma electrónica en un medio externo.

¿Qué caja registradora elegir?

Si tienes un negocio y buscas comprar una caja registradora de alta calidad, échale un vistazo al catálogo disponible en el mercado, ya que seguro que encontrarás el dispositivo adecuado para cubrir tus necesidades profesionales.

El diseño de las nuevas cajas registradoras sigue siendo muy similar al antiguo de los primeros modelos del mercado, pero los rendimientos son mejores gracias a los avances de la tecnología de la información.

Hay muchos modelos de cajas registradoras disponibles en el mercado: desde las que tienen pocas funciones básicas hasta las más complejas relacionadas con el uso de pagos electrónicos o la lectura de códigos de barras.

Los dispositivos modernos con amplias funciones en el mercado, serán adecuados para la contabilidad de las ventas. Los modelos equipados con muchas opciones o funciones, pueden mejorar significativamente el servicio al cliente. 

Además, estos equipos te permiten acortar el tiempo necesario para realizar un inventario de mercancía en la tienda y en el almacén. 

Básicamente, las cajas registradoras se dividen en dos grupos: caja registradora electrónica y punto de venta electrónico

En ese caso, ¿cuál es la mejor caja registradora? ¿Cuál funcionará en la mayoría de las empresas? Aquí te indicamos mas detalles:

Pagos de caja registradora electrónica

Se pueden distinguir dispositivos móviles, de estación única y de sistema. Los modelos portátiles, son dispositivos que se pueden utilizar fácilmente en lugares donde no hay posibilidad de conexión permanente a la red eléctrica. 

Las cajas registradoras móviles son una muy buena solución para una persona que vende de forma ambulante o los que atienden varios tipos de eventos, como puestos de comida en bazares. 

Las cajas registradoras de un solo punto son más avanzadas en comparación con las móviles. La gran ventaja de este modelo es que se puede conectar a un lector de códigos de barras, computador o báscula. 

Por lo general, los dispositivos de un solo punto son pequeños y funcionarán en cualquier lugar donde no sea necesario instalar una caja registradora grande. A menudo, se instalan en pequeños puntos de venta, como kioscos, restaurantes o puntos de servicio.

Cajas registradoras de punto de venta electrónico

Las cajas registradoras de punto de venta electrónico, son dispositivos tecnológicamente avanzados diseñados para el registro detallado de la facturación y el inventario. 

En la configuración más simple, constan de un computador rápido con buenos parámetros, una impresora fiscal, un teclado y un monitor. 

La versión extendida te permite conectar prácticamente todos los dispositivos necesarios para trabajar en la tienda. 

En el TPV se pueden instalar un lector de tarjetas magnéticas, un terminal de pago, balanzas electrónicas y lectores de códigos de barras. Además, también puede ampliar la RAM e instalar un potente procesador.

Cómo elegir una caja registradora

Funciones especiales de la caja registradora

Existen funciones en una caja registradora no directamente relacionadas con la venta, pero igualmente importantes para una operación comercial, ya que se utilizan para obtener estadísticas y datos sobre la venta.

Es posible, de hecho, a través de la caja registradora, verificar la venta total al contado, por departamento y por operador, diaria o periódicamente y así controlar con precisión tus ingresos.

Otra función avanzada que no tienen todas las cajas registradoras, es la emisión del recibo que indica el nombre, dirección y número de IVA de la empresa o particular que realiza la compra, muy útil para solicitar el reembolso de gastos o para la deducción fiscal.

Las cajas registradoras más complejas pueden tener la capacidad de manejar muchas operaciones a la vez, una memoria que permite registrar una gran cantidad de departamentos, promociones u otras configuraciones útiles.

Además, una velocidad de impresión y una mejor definición, con posibilidad de agregar frases de cortesía, logotipos, gráficos personalizados en el recibo. En resumen, todo lo que se puede utilizar en la distribución moderna y a gran escala.

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