En el ámbito mercantil y empresarial existen diferentes tipos de documentos relativos al estado de una transacción, es decir, la aceptación de una mercancía o la hora de un pedido, por ejemplo. Entre los documentos que reflejan el estado de la transacción encontramos el albarán. En este post detallaremos qué es un albarán, qué tipos existen, de qué partes consta, cómo se ha de rellenar, su necesidad de conservarlo y por último la diferencia entre un albarán y una factura.
Qué es un albarán
Un albarán es un documento mercantil en el que se acredita de forma detallada la entrega de una mercancía. Una vez entregado, el destinatario del pedido ha de firmarlo para dejar constancia de que ha recibido la mercancía. El albarán tiene una doble funcionalidad:
● El vendedor recibe el albarán firmado, de forma que se acredita que la mercancía ha sido entregada al vendedor. A partir de este documento, el vendedor podrá emitir la correspondiente factura.
● El comprador acredita que ha recibido el pedido, de forma que el albarán se convierte en un documento de gestión de la mercancía.
Albaranes valorados o sin valorar
Dependiendo de si en el albarán se incluye el importe de la mercancía, este podrá ser valorado o sin valorar. Veámoslos:
● Albarán valorado: en este, además de los datos reglamentarios que han de figurar en cualquier albarán, también se añade el valor de cada producto del pedido, así como el importe total del mismo, por lo que no suele ir acompañado de la factura. Aunque se incluya el precio en este tipo de albarán, este no tendrá ningún efecto tributario.
● Albarán sin valorar: en este tipo de albarán solo aparecen los datos reglamentarios y la descripción del pedido, pero no su precio.
En cualquier caso, no es necesario incluir en el albarán el precio de la mercancía, ya que la función de acreditar el precio es de la factura.
Qué partes tiene un albarán
En los albaranes debe figurar cierta información que se dividirá en diferentes partes dentro del documento. Estas partes son las siguientes:
● Identificación del comprador y del vendedor
● Lugar y fecha de entrega del albarán
● Firma del comprador, que es quien lo recibe
● Descripción detallada del pedido o mercancía.
No hay un modelo oficial de albarán, por lo que cada vendedor podrá elaborarlo como crea conveniente. En cualquier caso, todos deberán contener las partes anteriores que deberán ser rellenadas. Veamos cómo:
● Número de albarán: los albaranes deberán ir numerados correlativamente, por lo que se habrá de poner el número que corresponda.
● Datos del vendedor: nombre y apellidos o la razón social de la empresa vendedora. Se deberá incluir el NIF, teléfono, fax, correo electrónico y página web.
● Datos del comprador: se rellenará con su nombre y apellidos, dirección, NIF y otros datos identificativos.
● Datos para la entrega del pedido: se deberá indicar el lugar y fecha exactos en que se entrega el pedido, así como la de emisión del albarán.
● Número de pedido: se deberá incluir el número de pedido.
● Descripción del pedido: el número de bultos, la descripción de cada artículo que se va a enviar y su cantidad, así como su identificación a través de un código.
El albarán sirve como garantía y acreditación de la entrega del pedido. Sin embargo, no es necesario conservarlos, ya que no es un documento obligatorio de realizar y no tiene validez fiscal o legal para el vendedor.
Sin duda, conocer al dedillo qué es un albarán y cómo realizar un albarán es de suma importancia para cualquier negocio, ya que es fundamental para garantizar la entrega de una mercancía.
Diferencia entre albarán y factura
Si usted entrega al cliente solo el albarán, no estará realizando el trámite de transacción correctamente, ya que el albarán no tiene validez fiscal, como se ha mencionado, el albarán prueba la entrega de un producto o la realización de un servicio. Mientras que la factura sirve como justificante fiscal de la entrega de un producto o la realización de un servicio. Por tanto, un albarán nunca puede ser sustitutivo de una factura.
A continuación se mostrará la correcta secuencia de los documentos referentes al estado de una transacción: PEDIDO > ALBARÁN > FACTURA > COBRO
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